Hoe als leverancier factureren aan de VME?

Als vertegenwoordig van een VME heb je als leverancier bijna altijd contact met ons. Het is echter de VME, die een aparte juridische entiteit is met een eigen ondernemingsnummer, die jouw effectieve klant is. Daarom moeten contracten, offertes en facturen juist worden opgemaakt om rechtsgeldig en in lijn te zijn met art. 73 van de plichtenleer van de beroepssyndici.

Dit wil ook zeggen dat als een VME besluit om van syndicus te werken je contract met de VME gewoon doorloopt: de nieuwe syndicus moet die contracten respecteren. Je kan door de VME op te zoeken in de Kruispunt van Ondernemingen steeds terugvinden wie de actuele syndicus is (Art. 3.89. § 2.).

Begunstigde

Aangezien de VME de contracterende partij is moet alle communicatie steeds gericht worden aan de VME, maar wel op het adres van de syndicus. Om de verwerking voor ons zo efficient mogelijk te laten verlopen vragen we alle leveranciers dan ook communicatie steeds op volgende wijze te laten verlopen;

VME <Naam>
p/a District Vastgoedbeheer (DVM BV)
Zwarte Molenstraat 60
B-1671 Elingen

Eventuele officiele schrijvens, aangetekende zendingen of dagvaardingen moeten ook altijd gebeuren op het kantoor van de syndicus, ondanks dat de VME haar zetel in het gebouw heeft (Art. 3.86. § 1. 2°). Artikel 42 van het Gerechtelijk Wetboek werd aangevuld met de bepaling onder 8° om te voorzien dat betekeningen aan VME’s voortaan moeten gebeuren aan de syndicus, die de VME in rechte vertegenwoordigt.

Ondernemingsnummer vs. BTW-nummer

Elke VME moet, conform Art. 3.86. § 1 2°, over een ondernemingsnummer beschikken. Wij vermelden het ondernemingsnummer van de VME bij élke bestelling.

Hoewel beide nummers in 99% van de gevallen gelijk zijn, heeft een VME zelden of nooit een BTW-nummer. Het is dus belangrijk om in de communicatie goed een onderscheid te maken tussen een ondernemingsnummer en het BTW-nummer. Een ondernemeningsnummer wordt niét voorafgegaan door “BE”.

Facturen, offertes of documenten waarop het ondernemingsnummer van ons kantoor werd genoteerd maar die betrekking hebben op een VME zullen wij bijgevolg altijd moeten betwisten om in regel te zijn met art. 73 van de plichtenleer van de beroepssyndici.

BTW: 0, 6, 12 of 21%

Er zijn verschillende BTW percentages actief in ons land, en ook voor VMEs is de situatie niet anders.

• 0% Medecontractant: een VME komt niet in aanmerking voor facturatie via het systeem van medecontractant omdat een VME doorgaans niet als een btw-plichtige onderneming wordt beschouwd voor de werken die zij uitvoert (zij heeft zelden of nooit een BTW-nummer). Het systeem van medecontractant is specifiek bedoeld voor werken aan onroerende goederen tussen twee btw-plichtigen.
• 6% BTW op werken in onroerende staat: Ja, een Vereniging van Mede-Eigenaars (VME) kan in aanmerking komen voor het verlaagde btw-tarief van 6% op werken in onroerende staat, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan:
  • Gebouw ouder dan 10 jaar: De werken moeten betrekking hebben op een woning die minstens 10 jaar oud is.
  • Privégebruik: Het gebouw moet hoofdzakelijk (meer dan 50%) als privéwoning worden gebruikt.
• 6% BTW op energie: Het verlaagde btw-tarief is van toepassing op residentiële of niet-professionele contracten. Als de VME elektriciteit gebruikt voor verlichting, liften, en andere gemeenschappelijke voorzieningen, kan dit als niet-zakelijk gebruik worden beschouwd. De syndicus moet daarvoor een verklaring afleggen bij de energieleverancier.
• 12% BTW voor assistentiewoningen: Op 27.02.2023 heeft een financieel deskundige van de FOD Financiën ons bevestigd dat aanvaard kan worden dat werken in onroerende staat die betrekking hebben op de assistentiewoningen, m.a.w. de gemeenschappelijke en privé lokalen van het complex die bestemd zijn voor de huisvesting van de bejaarden, kan worden beschouwd als een verblijfsinrichting voor bejaarden welke door de bevoegde overheid is erkend in het kader van de wetgeving inzake bejaardenzorg zoals bedoeld in Rubriek X, § 1, A, d), 1° van tabel B van de bijlage bij KB nr. 20 waarvoor 12% van toepassing is. De 12% kan dus ook door de VME worden gebruikt.
• 21% BTW: in alle andere gevallen is er 21% van toepassing

Verzendwijze

Om een efficient beheer mogelijk te maken worden facturen of documenten per post, m.u.v. aangetekende zendingen, niet aanvaard. Facturatie moet steeds op digitale wijze gebeuren: door verzending naar de algemene mailbox van het kantoor.

De VME heeft doorgaans géén BTW-nummer, aangezien de verplichting tot gestructureerde elektronische facturering vanaf 2026 geldt specifiek voor transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B) is dit niet van toepassing op een VME. Zij heeft bijgevolg géén PEPPOL-id voor de aflevering van facturen. Wel kan onze software de UBL-versies van de facturen verwerken als die via e-mail naar ons worden verzonden.

Betaling

Elke VME heeft haar eigen bankrekeningen. De betalingen (en eventuele terugbetalingen) moeten dus gebeuren vanop en op deze bankrekeningen.

Een factuur moet steeds een goedkeuringsflow doorlopen en worden 2x per maand verwerkt. Hou dus steeds rekening met een betalingstermijn van 1 maand.

Vermeldingen op de offertes & facturen

Offertes & facturen moeten binnen een appartementsgebouw in alle transparantie worden verwerkt én verdeeld. Om de interne toewijzing van kosten tussen mede-eigenaars binnen het appartementsgebouw vlot te laten verlopen verzoeken we dan ook altijd om volgende regels in acht te nemen;

• Maak melding van de interventie-, prestatie of inspectiedatum op de factuur;
• Zorg voor voldoende detail over de uitgevoerde werkzaamheden: werden bijv. in meerdere inkomhallen gewerkt, vermeld dan de kostprijs per inkomhal zodat de kosten door ons aan de juiste eigenaars kunnen worden doorgerekend;
• In geval van een schadegeval: vermeld het dossiernummer, dit laat een snellere verwerking en uitbetaling door de verzekeringsmaatschappij toe.

Consument

Ingevolge de wet houdende diverse bepalingen inzake economie van 09.02.2024, met ingangsdatum 31.03.2024, moeten nagenoeg alle VMEs onder ons beheer aanzien worden als een consument en de daarmee gepaard gaande beschermingen. Dit betekent dat VME’s die voor meer dan 75% uit niet-professionelen bestaan, dezelfde bescherming krijgen als particuliere consumenten.

Deze bescherming omvat onder andere:

• Bescherming tegen onrechtmatige bedingen: contractuele clausules die de rechten van de VME aanzienlijk beperken, worden als onrechtmatig beschouwd. Het gaat bijvoorbeeld om beperking van opzegrecht, automatische verlenging, onevenredige schadevergoeding en eenzijdige wijziging van voorwaarden.
• Garantieperiodes: VME’s hebben recht op dezelfde garantieperiodes als gewone consumenten.
• Toegang tot ombudsdiensten: VME’s kunnen gebruikmaken van verschillende ombudsdiensten voor geschillenbeslechting.