Ons engagement
Een goede syndicus is van essentieel belang om te zorgen voor een harmonieus samenspel binnen het appartementsgebouw. Die rol nemen we sinds 2018 met veel toewijding op voor VMEs in de regio van Halle, Sint-Pieters-Leeuw, Dilbeek, Lennik & Ninove.
We hebben als kantoor niet de ambitie om de grootste te zijn, maar doen wel elke dag ons uiterste best om de kwaliteit te leveren die de mede-eigenaars van ons mogen verwachten. Die kwaliteit proberen we te bereiken door vast te houden aan onze principes en werkwijze.
Onze speerpunten
Communicatie
Een woning is een belangrijk gegeven in het dagelijks leven, we begrijpen dat lang wachten op antwoord dan ook niet altijd evident is. We antwoorden daarom altijd zo snel mogelijk, voor dringende situaties heb je vaak binnen de paar uur antwoord, voor korte vragen (bijv. rekeningoverzichten…) streven we naar een antwoord binnen de paar dagen en voor complexe vraagstukken kan het soms uiteraard iets langer duren.
Beperkt team, waardoor iedereen minstens oppervlakkig op de hoogte is van lopende situaties
Antwoord binnen een redelijke termijn
Bereikbaar via telefoon, e-mail of de website
Urgentienummer dat 24/7 doorschakelt naar het GSM nummer van een kantoormedewerker (geen call-center)
Samenwerking
De syndicus staat aan dezelfde kant van de mede-eigenaars, niet tegenover hen. Het gaat immers om uw woning en vermogen, niet het onze.
Om er zeker van te zijn dat alle beslissingen doorheen het jaar voldoende draagvlak hebben is een nauwe samenwerking met de leden van de Raad van mede-eigendom voor ons essentieel. Daarbij is een goed werkende raad en een wederzijds vertrouwen voor ons groot belang.
Nauwe samenwerking met Raad en Rekeningcommissaris
Een uitgebreid contract, want goede afspraken maken goede vrienden.
Transparantie
We vertegenwoordigen de VME, en dus de mede-eigenaars. We hebben dan ook niets te verbergen en spelen altijd open kaart. Alle facturen, rekeninguittreksels en belangrijke documenten kunnen online worden bekeken..
Online portal om alle documenten te raadplegen
Scan van élke factuur
Integriteit
Je kan erop vertrouwen dat onze adviezen en beslissingen altijd in het belang van de VME zijn, zelfs als die boodschap niet altijd even positief of gemakkelijk is. Uiteraard altijd gestoeld op een serieuze dosis kennis, gezond verstand én met de toepasselijke wetgeving in het achterhoofd.
Open, eerlijke maar recht-toe-rechtaan communicatie
Geen geheime belangenvermenging of deals leveranciers
Geen beslissingen die in strijd zijn met de wet
Veelgestelde vragen over onze werkwijze
Na een uitgebreide marktbevraging enkele jaren terug werd destijds gekozen voor OPENSyndic. Iedere mede-eigenaar kan ook een login krijgen waarin ze o.a. hun persoonlijke documenten kunnen raadplegen, maar evengoed een scan van alle facturen. Deze software kost ongeveer 220€ / jaar / VME.
Voor de officiele communicaties zoals het verslag van de AV, herinneringen,… respecteren we steeds het taalgebied waar het gebouw is gelegen. Voor een gebouw in Vlaanderen is dat dus steeds het Nederlands. In de praktijk zijn al onze medewerkers het Frans wel voldoende meester en kunnen vragen dus zonder problemen in het Frans worden gesteld én beantwoord.
Om de interne werking van het kantoor maximaal te standaardiseren werken we uitsluitend met één bank: BNP Paribas Fortis.
De keuze van de maatschappij is een exclusieve bevoegdheid van de AV. De VME is dus inderdaad vrij om die te kiezen. Om onze werking efficient te houden werken we echter steeds met een makelaar van onze keuze. De intensieve samenwerking met enkele makelaars zorgt voor een vertrouwensband en dus een snelle afhandeling van schadedossiers.
Neen, bij een samenwerking verklaren de mede-eigenaars zich akkoord de periodieke lasten en/of provisies steeds spontaan en zonder uitdrukkelijke periodieke uitnodiging te voldoen op de rekening(en) van de VME. De syndicus zal daartoe wél een uitnodiging tot doorlopende opdracht bezorgen aan de mede-eigenaars bij iedere wijziging van de periodieke lasten en/of provisies.
Neen, om onze werkwijze gestandaardiseerd te houden werken wij enkel met jaarlijkse afrekeningen.
Bij (geluids)overlast in de omgeving of door één van de medebewoners kan de syndicus in principe weinig doen. Wij proberen daarbij in beperkte mate te bemiddelen door bijv. de eigenaar te informeren over eventuele overlast maar de middelen die de syndicus daarbij kan inzetten zijn beperkt. Wij zijn immers geen politieagent of deurwaarder die zomaar boetes kan uitdelen. Het is belangrijk om als bewoners een constructieve dialoog aan te knopen en te zoeken naar een oplossing: dat vraagt meestal van alle partijen wat water bij de wijn.
Zodra eventuele overlast een weerslag heeft op de gemeenschappelijke delen (bijv. afval, schade,…) dan zal ons optreden enerzijds bewarend als verhalend zijn. We gaan daarbij uiteraard altijd eerst in dialoog.
Bij vragen of discussie tussen huurder en verhuurder kan de syndicus zelden of nooit tussenkomen, zelfs niet als die over de afrekening gaat. De afspraken met de (ver)huurder maken immers deel uit van het huurcontract, waar wij geen toegang toe hebben.
Voor onze prestaties geleverd in het kader van de aanvullende opdrachten rekenen we steeds een bedrag per uur aan (bijv. de opvolging van schadegevallen, grote werkzaamheden,…). Om hier opnieuw in alle transparantie over te communiceren worden deze werkuren precies gechronometreerd en een tijdsregistratierapport worden toegevoegd aan de factuur om discussie te voorkomen. Zo is eenvoudig te controleren waaraan de gerekende tijd werd gespendeerd.
Omdat we transparantie zo belangrijk vinden worden alle bedragen ook uitdrukkelijk afgesproken in een geschreven overeenkomst. Zo is het duidelijk wat het vaste maandelijkse bedrag is, hoeveel een extra (Buitengewone) Algemene Vergadering kost, wat de kosten verbonden aan notariële inlichtingen zijn, hoeveel het uurtarief bedraagt, enz.
Ter informatie: in de afgelopen jaren bestond ruim 85% van onze kantooromzet uit de vaste maandelijkse vergoedingen. De overige 15% is gelinkt aan notariële inlichtingen of aan zeer grote werkzaamheden die uitzonderlijk veel tijd vragen.
Meer informatie over onze tarievenHet is steeds aan de AV om te beslissen hoeveel offertes zij verwacht of nodig acht om een voldoende onderbouwde beslissing te nemen. In onze werkwijze vragen wij over het algemeen reeds één indicatieve offerte op zodoende de AV principieel kan beslissen of deze opportuun zijn. Is dat het geval dan kunnen uiteraard nog bijkomende vergelijkende offertes worden opgevraagd.
Bij belangrijke werkzaamheden raden we als syndicus bovendien aan om altijd met een deskundige (architect, ingenieur,…) te werken om er zeker van te zijn dat appelen met appelen worden vergeleken.
Je kan ons bereiken via telefoon, e-mail en de formulieren op onze website. Om de communicatiekanalen te beperken maken we bewust géén onderdeel uit van bijv. WhatsApp-groepen binnen de VME.
Het kantoor is enkel open op afspraak.
Voor noodgevallen is er het urgentienummer dat 24/7 doorschakelt naar het GSM nummer van één van onze medewerkers.We zetten volledig in op alle technologische hulpmiddelen die ons kunnen helpen om efficiënter te werk te gaan. M.u.v. authentieke documenten (basisakte, evt. belangrijke contracten,…) worden dan ook géén papieren versies van documenten (facturen, offertes, rekeninguittreksels, infofiches, afrekeningen,…) bijgehouden. Fysiek ontvangen documenten worden, na digitalisatie, vernietigd. Aangezien er dus weinig fysieke dossiers bestaan, is er op kantoor ook niet heel veel in te kijken dat niet beschikbaar is op onze digitale omgevingen.
Mocht het uitzonderlijk toch nodig zijn dan is een bezoek op ons kantoor, na afspraak, uiteraard wel mogelijk.
We spelen kort op de bal voor achterstallen. Het is immers niet de bedoeling dat andere mede-eigenaars moeten bijpassen voor de lasten van anderen. Om die achterstallen niet te laten escaleren hebben we een specifiek uitgewerkte 5 à 6-fasige achterstalprocedure die we toepassen.
- Een kosteloos rekeningoverzicht via e-mail;
- Een eerste officiële aanmaning via gewone brief én e-mail;
- Een tweede aanmaning / ingebrekestelling via aangetekende zending én e-mail;
- Het eventueel opstarten van een (minnelijke) incassoprocedure;
- Het eventueel opstarten van een verzoeningsprocedure voor Vrederechter volgens Art. 731 e.v. G.W;
- Het opstarten van een gerechtelijke vordering bij de Rechtbank;
Een mede-eigenaar die zich in betalingsproblemen bevindt kan ons steeds contacteren met een concreet voorstel voor een afbetalingsregeling/plan. Belangrijk is dat het initiatief steeds van de schuldenaar komt én dat het afbetalingsbedrag en -periode in verhouding staat met het verschuldigde bedrag (een afbetaling over 10 jaar kan bijv. niet worden aanvaard).
De kosten van de aanmaningen worden door ons aangerekend aan de VME en vervolgens door de VME doorgerekend aan de betrokken mede-eigenaars. Belangrijk is om te weten dat de gerechtskosten en erelonen van bijv. advocaten niet te verhalen zijn op de mede-eigenaar en dus steeds ten laste vallen van de VME.
Een exacte lijst geven over wat de syndicus allemaal doet, en wat niet, is uiteraard niet mogelijk, maar kan algemeen worden opgedeeld in 3 elementen;
- De 16 wettelijke taken;
- De aanvullende opdrachten;
- Alle buitengewone opdrachten
Het TEAM
Katrien Demesmaeker
Syndicus
Na enkele jaren actief te zijn geweest als makelaar in verkoop en verhuur in de regio van Halle is Katrien sinds de afronding van haar stage in 2018 zich steeds meer gaan toeleggen op de activiteit van syndicus en stond zo mee aan de wieg van DVM.
Sinds 2022 is Katrien uitsluitend actief als syndicus en rentmeester voor DVM.
Aymeric De Leener
Syndicus
Na zijn studie handelsingenieur en stage bij een Brussels syndicuskantoor in 2016 is Aymeric syndicus bij DVM sinds het begin van het kantoor in 2018. Als erkend gerechtsdeskundige worden ook opdrachten als gerechtssyndicus door Aymeric afgewerkt, naast activiteiten als consultant voor derden.
BIV 511.182 Gerechtsdeskundige EXP42287451 02/588.74.60K.V.M.
Bediende syndicus
Coming soon…
